Schickt Absagen, keine Entschuldigungen!

Wir organisieren Bildungsveranstaltungen und -programme. Denjenigen, die sich angemeldet haben, schreiben wir häufig noch eine Mail vorab: „Bitte sagen Sie ab, falls Sie doch nicht teilnehmen können.“ Daraufhin schicken uns Menschen dann ihre Absagen. Was ich schwierig finde: Gerade im Bildungsbereich formulieren sie ihre Absagen häufig wie ein Entschuldigungsschreiben. In der Agentur haben wir in den letzten 10 Jahren ungezählte und teils ausführlichste Geschichten gehört bzw. gelesen, von Problemen in der Schwangerschaft und Trauerfällen, von Arbeitsstress und Autounfällen, von blöden Chefs oder ausgefallenen Kollegen und von Krankheiten, Krankheiten, Krankheiten … 

Warum ist das problematisch?

Nun könnte man das einfach für eine Kleinigkeit halten. Wir müssen bei uns im Team ein paar Sätze mehr lesen. (Aber dann fängt es schon an: Antworten wir auf eine E-Mail, in der von einem Trauerfall die Rede ist, mit a. gar keiner Bestätigung, b. einer formalen Eingangsbestätigung oder c. einer Kondolenz?)

Der entscheidende Punkt: Jede Absage mit einer persönlichen Begründung verschiebt die Grenze um ein winziges Stückchen in Richtung „Du musst Deine Absage begründen – und Du hast besser eine ernsthafte Begründung!“ In der Summe und über die Jahre verändern sich darüber die gesellschaftlichen Standards.

Was kann man tun?

Wir haben als Agentur nun den Vorsatz, das bewusster zu handhaben. Unsere ersten Schritte:

1. Hinter den Satz „Bitte sagen Sie ab, falls Sie doch nicht teilnehmen können.“ setzen wir den Zusatz „Sie müssen Ihre Absage nicht begründen.“
2. Beim Einsatz von automatisierten Anmeldungen (z.B. via Eventbrite) schauen wir, ob auch die Abmeldung automatisiert werden kann.
3. Wenn wir an den Gründen für Absagen interessiert sind, suchen wir ein anonymisiertes Verfahren. (Ein Beispiel: Bei einer Online-Veranstaltung mit 70% No-Show-Quote wollten wir wissen: Warum sind so viele Menschen nicht gekommen? Hier haben wir diese Fragen an alle geschickt, mit einem Link zu einem minimalistischen und anonymen Umfrageformular. In diesem Formular standen Kategorien für Absagegründe zur Auswahl.) 

An dieser Stelle interessiert mich, wie Ihr das wahrnehmt und was Ihr für sinnvoll haltet. Ich freue mich über Kommentare!