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PowerPoint Tohuwabohu – die drei unvereinbaren Funktionen von Vortragsfolien

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Zu zwei Dritteln werden PowerPoint & Co. unbewusst missbräuchlich genutzt.

Warum gibt es so viele schlechte Präsentationsfolien? Meine Erklärung lautet: PowerPoint, Prezi und Co. werden zu zwei Drittel missbräuchlich genutzt. Denn Vortragende und Publikum verfolgen je eine eigene, geheime Agenda.

Dieser Text deckt die zwei hinderlichen (und oft unbewusst genutzten) Funktionen von PowerPoint-Folien auf, stellt alle drei Funktionen vergleichend nebeneinander und endet mit einem einfachen schwierigen Grundsatz für wirklich gute Folien.

PowerPoint Folie, Text: „Können wir nach dem Vortrag die Folien bekommen?“ – „Haben Sie kein Smartphone mit Kamera?“

Wozu überhaupt Slides?

Würde man Vortragende und Publikum nach der Funktion von Folien fragen, würden sie antworten: „Folien dienen der Visualisierung des Gesagten. Sie unterstützen das, was der Vortragende mündlich vorträgt.“ Theoretisch stimmt das. Praktisch haben sowohl Vortragende wie auch Publikum jeweils eine geheime Agenda, die diese Funktion der Visualisierung konterkarieren.

In Wirklichkeit sollen Vortragsfolien drei Funktionen erfüllen, die sich gegenseitig im Wege stehen:

  1. Visualisierung des Gesprochenen
  2. Dokumentation des Vortrags
  3. Skript des Vortragenden

Werfen wir einen Blick auf jede der drei Funktionen:

A. Folien zur Visualisierung

Das ist die Funktion von Folien, an die alle glauben. Folien unterstützen das Gesagte. Sie zeigen zentrale Inhalte als Text, geben Orientierung im Verlauf des Vortrags und illustrieren Aussagen durch Bilder, Grafiken oder Tabellen. (In den letzten Jahren außerdem zunehmend beliebt: Videos in / statt Folien, die wahlweise witzig für das Publikum, entlastend für den Referenten oder tatsächlich inhaltlich unterstützend sein sollen.)

Damit man Folien entsprechend gestalten kann, gibt es ungezählte Bücher, einige Fortbildungen und jede Menge Tipps im Web. Typische Grundsätzen lauten beispielsweise:

  • Form follows Vortrag!
  • Nie mehr als 4 / 5 / 6 / 7 Zeilen Text pro Folie!
  • Bilder sind besser als Text!
  • Vorsicht bei Aufzählungslisten!
  • Vorsicht bei Formatierungen, Animationen, Übergängen, Ton und Farben!

Soweit, so einfach. (Naja, so einfach scheint es nicht zu sein, wenn man sich die Mehrzahl der Folien anschaut.) Wären da nicht die beiden versteckten Funktionen von Folien, die entsprechende Bemühungen unterlaufen …

B. Folien zur Dokumentation

Wie lautet die wichtigste erste Frage des Publikums vor / während / nach jedem Vortrag? „Können wir nach dem Vortrag die Folien bekommen?“ Dank Websites / Moodle / E-Mail-Verteiler etc. darf es 2017 eher als Standard denn als Ausnahme gelten, dass der Vortragende seine Folien hinterlässt. Die Argumente dafür, sofern sie überhaupt notwendig erscheinen, lauten vornehmlich:

  • „Dann müssen wir nicht alles mitschreiben.“ In 2017 häufig mit der Konkretisierung: „Dann müssen wir die Links nicht abschreiben.“
  • „Dann kann man sich das danach noch mal in Ruhe anschauen.“ Sehr beliebt in der Variante: „Dann können die Kollegen, die heute nicht hier sind, das auch noch durchlesen.“

Das sind nachvollziehbare Punkte. Nur: Eine Präsentation, die den Grundsätzen für gute Folien folgt, kann genau diese Ansprüche nicht erfüllen. Illustrierende Grafiken sind meist nicht selbsterklärend. Wenig Text pro Folie bedeutet niedriges Nachlese-Potential. Und warum sollte man ausgeschriebene Links während eines Vortrag auf eine Leinwand projizieren?

Kurz: Je mehr ein Vortragender sich bei seinen Folien auf die Unterstützung des Vortrags konzentriert, desto weniger sind seine Folien zur Dokumentation geeignet – und umgekehrt: Je mehr man bei den Folien schon an die nachträgliche Nutzung denkt, desto abträglicher ist das für die Präsentation vor Ort.

Folie mit Text: „Können wir nach dem Vortrag die Folien bekommen?“ – „Haben Sie kein Smartphone mit Kamera?“

C. Folien als Skript

Als wäre der Widerspruch der beiden ersten Funktionen nicht schon problematisch genug, gibt es noch eine dritte Funktion von Folien. Sie wird häufig übersehen und selten thematisiert. Wahrscheinlich ist vielen Vortragenden nicht einmal bewusst, dass sie groben Missbrauch mit ihren Folien betreiben: Sie nutzen sie nämlich heimlich als ihr eigenes Skript. Anders lässt sich nicht erklären, wie ausführliche Texte und ellenlange Listen auf Folien kommen, die bisweilen vom Vortragenden einfach nur vorgelesen werden.

Ich wette, dass die meisten Referenten mind. 10 Minuten lang gar nicht merken würden, wenn die Leinwand hinter ihnen abgeschaltete wird, solange sie nur selbst die Folien auf ihrem Monitor sehen können. Oder umgekehrt: Nimmt man diesen Vortragenden ihre Folien weg, wissen sie nicht mehr, was sie sagen wollen.

PowerPoint Folie als Skript missbraucht (6 Bullet Points)

Folien als Skript missbraucht (eigenes Beispiel, 2009)

Kann man Skript und Dokumentation nicht fusionieren?

Nun könnte man glauben, dass das Skript doch gut als Dokumentation dienen könnte. Das stimmt, solange das Skript eher einem Vortragstext ähnelt – was in der Regel aber mit einem langweiligen Vortragsstil verbunden sein wird. Bei einem lebendigeren Vortragsstil enthält das Skript neben dem Inhalt vor allem  Regieanweisungen an den Referenten selbst. Das können zum Beispiel Fragen an das Publikum, Notizen zu Murmelpausen oder Anleitungen für eine sonstige Interaktion sein, die man im Vortrag einbauen will. Oder man fügt hier ergänzende Daten oder Quellenangaben ein, die einem im Vortrag eine gewisse Flexibilität erlaubt, wenn das Publikum nachfragt. Ganz zu schweigen von Folien, die man „auf Vorrat“ einbaut, um im Falle eine entsprechenden Diskussion gezielt auf bestimmte Aspekte eingehen zu können.

Auf jeden Fall handelt es sich beim Skript um Inhalte, die sich an den Vortragenden selbst richten – also an den einzigen im Raum, der an der Dokumentation nicht interessiert sein wird.

Die drei unvereinbaren Funktionen von Vortragsfolien

Hier eine Übersicht über die drei Funktionen, die Powerpoint & Co. niemals gleichzeitig erfüllen können.

Visualisierung Dokumentation Skript
Was?
Inhalte
Metapher-Bilder, Kernaussagen etc. Zusammenfassung, Verweise Inhalte, Notizen zum Vorgehen
Wer?
Zielgruppe
Publikum nicht Anwesende Vortragender
Wann?
Timing
live nachträglich vorträglich
Wozu?
Funktion
Gesagtes unterstützen Vortrag ersetzen / ergänzen Erinnerung stützen
Wie?
Medienformen
viel Bild viel Text viel Text
Wo?
Darstellung
große Leinwand Papier / PDF Laptop / Monitor

Was nun? Fazit

Ein wichtiger Grundsatz für gute Vortragsfolien lautet also schlicht: Folien dienen ausschließlich der Visualisierung des Vortrags. Die Dokumentation des Vortrags und das Skript des Vortragenden haben auf der Leinwand nichts verloren!

Das klingt so banal, wie es im Alltag schwierig ist. Wobei „schwierig“ das falsche Wort ist. Es macht halt Arbeit, gesondert eine Dokumentation zu erstellen und das Skript von den Folien zu trennen.

PowerPoint Folie: „Folien dienen ausschließlich der Visualisierung des Vortrags. Die Dokumentation des Vortrags und das Skript des Vortragenden haben auf der Leinwand nichts verloren!“

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