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Die Lösung für (bzw. gegen) die Q&A-Minuten am Ende von Vorträgen …

BildungsWelt, Kongresse & Tagungen

Die Meet-your-Speaker-Ecke bei Konferenzen und Tagungen

Bei Konferenzen und Tagungen gibt es viele Vorträge, die standardmäßig mit einigen Minuten für Fragen und Antworten (Q&A) enden. Das Format scheitert meistens – hier kommt die Alternative.

viele Menschen um einen Tisch herum

Meet-your-Speaker-Ecke (voll) | CC BY 4.0 by Jöran Muuß-Merholz

Meet-your-Speaker-Ecke mit zwei Menschen bei der re:learn der re:publica 2019 #rp19

Meet-your-Speaker-Ecke (persönlich) | CC BY 4.0 by Jöran Muuß-Merholz

Warum Q&A am Ende von Vorträgen nicht funktioniert

Bei einer typischen Konferenz gibt es viele Vorträge nacheinander. Am Ende sind jeweils einige Minuten für Fragen und Antworten (Questions & Answers, Q&A) vorgesehen. Ein typisches Briefing für die Referent*innen sagt beispielsweise: „Bitte tragen Sie von den 45 / 30 / 20 Minuten nur 35 / 22 / 15 Minuten vor, so dass wir noch 10 / 8 / 5 Minuten für die Diskussion haben.“ Die Idee dahinter ist gut gemeint: Es soll die Möglichkeit für Beteiligung und Dialog geschaffen werden.

In der Praxis funktioniert das meistens nicht. Hier nur einige der typischen Fallstricke:

  • Der Referent überzieht die Zeitvorgabe („Wir haben leider nur noch Zeit für eine kurze Frage.“)
  • Der erste Fragesteller will gar keine Frage stellen, sondern das sagen, was er schon immer mal sagen wollte. („Ein Punkt, den ich in ihren Ausführungen vermisst habe …“)
  • Ein übereifriger Moderator nimmt die Hälfte der Q&A-Zeit in Anspruch, weil sich nach 2 Sekunden noch keine Person gemeldet hat. („Wenn noch niemand eine Frage hat, dann nutze ich die Zeit, um selbst eine Frage zu stellen.“)
  • Der Referent verbraucht für die Beantwortung der ersten Frage die gesamte Q&A-Zeit. („Danke für die sehr gute Frage. Dazu muss ich etwas ausholen …“)
  • Es kommt zwar zu je 1 Frage von 3 Personen unter den 200 Zuhörenden. Aber die Fragen interessieren gar nicht alle 197 anderen Menschen im Publikum gleichermaßen.

Wie die Meet-your-Speaker-Ecke funktioniert

Die Alternative dazu ist die Meet-your-Speaker-Ecke (die natürlich auch anders genannt werden kann). Das Vorgehen ist einfach: Der Referent darf seine Redezeit voll ausnutzen. Dafür begibt er sich im Anschluss an den Vortrag an einen für Fragen und Austausch vorgesehenen Ort, an dem interessierte Menschen ihn treffen können. Die Vorteile dieses Formats:

  • Der Referent hat mehr Zeit für seinen Input.
  • Es gibt keine Spannungen angesichts des Umstands, dass sich viele Referenten nicht an die für Q&A vorgesehene Zeit halten.
  • Alle, die eine für sie wichtige Frage haben, können diese in Ruhe stellen und diskutieren.
  • Es müssen nicht alle im Raum, die sich ggf. für diesen Punkt gar nicht interessieren, an jeder Frage und Antwort  beteiligt sein.
  • Sowohl Fragen als auch Antworten können deutlich ausführlicher formuliert sein, weil der Zeitdruck („Bitte nur eine Frage und eine kurze Antwort!“) wegfällt.

Erprobt bei der re:publica 2019

Wir haben das Format auf der re:learn-Stage der re:publica 2019 getestet. Es hat sehr gut funktioniert. Hier die Erkenntnisse im Einzelnen:

  • Das Format wird angenommen, in unserem Fall sogar sehr gut.
  • Der quantitative Zuspruch ist unterschiedlich, wie die Fotos oben zeigen. Mal gab es kleine Einzelgespräche, mal große Runden.
  • Häufig gab es nicht nur Fragen, sondern einen ernsthaften und ausführlichen Austausch. Vereinzelt saßen Menschen bis zu 90 Minuten zusammen in der Meet-your-Speaker-Ecke.
  • In der Meet-your-Speaker-Ecke können sich auch am Thema interessierte Menschen untereinander austauschen, jenseits des Kontaktes mit dem Referenten.
  • Nicht alle Referent*innen lesen das Speaker-Briefing vorab ganz genau. Deswegen muss man ihnen das Vorgehen vor Ort zu Beginn noch einmal in Erinnerung rufen.
  • Es ist hilfreich, dass der Moderator das Vorgehen am Ende jedes Vortrags ansagt, so dass es präsent bleibt und man im Publikum ohne missbilligende Blicke der Nachbarn aufstehen und den Raum verlassen kann.
  • Durchschnittlich gab es am Ende der Talks noch Zeit für 1 oder 2 Fragen. Die Zeit wurde dann einfach auf die herkömmliche Weise genutzt, zusätzlich zu Meet-your-Speaker.

Meet-your-Speaker bei einer wissenschaftlichen Konferenz?

Die Nachteile, die ich mir vorher schon überlegt hatte, waren so gering, dass ich sie in diesem Text nicht einmal erwähnen mag. Ein Professor, der auf der re:learn-Bühne sprach, gab übrigens der Hoffnung Ausdruck, dass das Meet-your-Speaker-Format auch bei wissenschaftlichen Konferenzen erprobt werde. Mal schauen, ob sich jemand traut …

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